Большинство существующих продуктов для автоматизации учебного процесса позволяют автоматизировать лишь отдельные участки учебного процесса, например: только хранение личных карточек студентов, или формирование выписок в диплом, или только кадровый учет, формирование расписания, и т.д.. Хотя очевидным является тот факт, что все эти процессы очень тесно друг с другом связаны, отделить их друг от друга невозможно, а значит и автоматизировать их отдельно друг от друга – неэффективно. Это - тупиковый путь, который не решает основной задачи любой автоматизации: обеспечение оперативного доступа к любой информации касающейся автоматизируемой предметной области, с возможностью отслеживать взаимосвязи между несколькими процессами. С нашей точки зрения, все процессы внутри учебного заведения должны автоматизироваться в комплексе, а вся информация, сопровождающая их, должна находится в консолидированной форме в единой базе данных.

Исходя из этих предпосылок, система автоматизации учебного процесса «GS-Ведомости» имеет модульную архитектуру, т.е. отдельные функции системы вынесены в отдельные модули (подробное описание каждого модуля можно посмотреть здесь), состав которых пользователь выбирает самостоятельно, однако все модули работают с общей, консолидированной базой данных.

Внедрение системы комплексной автоматизации учебного процесса «GS-Ведомости» позволяет:

Руководителям учебного заведения:

• Уменьшить временные затраты в процессе планирования и управления деятельностью учебного заведения;
• Получить оперативный доступ к информации, сопровождающей учебный процесс для принятия эффективных управленческих решений;
• Повысить эффективность управления образовательным процессом и образовательным заведением в целом;
• Предоставить учащимся, и их родителям, дополнительные информационные ресурсы, которые можно организовать на платных основаниях, что становится дополнительным источником заработка для учебного заведения;

Сотрудникам учебного заведения:

• Получить оперативный доступ к документам, регламентирующим образовательный процесс – учебным планам, графикам, расписанию занятий, спискам контрольных мероприятий;
• Получить оперативный доступ к информации о обучающихся, их успеваемости, посещаемости занятий. Организовать автоматизированный сбор статистических данных по контингенту учащихся.
• Организовать процесс централизованного планирования личного времени, работы подразделений;
• Координировать совместную работу по организации и проведению различных мероприятий в реальном времени;
• Организовать внутри учебного заведения систему электронного документооборота;
• Уменьшить временные издержки на согласование различных документов;
• Организовать централизованную проверку качества преподавания посредством тестов;

Учащимся:

• Получить быстрый, простой и оперативный доступ к информации касающейся учебного процесса посредством web-интерфейса – расписания занятий, экзаменов, зачетов, информации о собственной успеваемости, задолженности по оплате;
• Получить возможность общения он-лайн между учащимися посредством web-интерфейса системы;

Родителям:

• Контролировать успеваемость своих детей;
• Получить быстрый, простой и оперативный доступ к информации касающейся учебного процесса посредством web-интерфейса – расписания занятий, экзаменов, зачетов;
• Получить возможность общения с сотрудниками и администрацией учебного заведения в режиме on-line;